SUOMISPORT - REKISTERISELOSTE HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTOIMISTA
Nimi: Muuramen Yritys ry (myöhemmin ”seura”)
Y-tunnus: 0208437-5
Osoite: Virastotie 2, 40950 Muurame
Nimi: Aleksi Dahlman, toiminnanjohtaja@muuramenyritys.fi
Osoite: Virastotie 2, 40950 Muurame, https://www.muuramenyritys.net/
Suomisport-palvelun Muuramen Yritys ry:n oma rekisteri.
Tämä tietosuojaseloste koskee Suomisport-palvelua ja
seuran käsittelemiä Sporttitilien tietoja. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten seura käsittelee rekisterinpitäjänä henkilöiden Sporttitilien tietoja.
Suomisport on Suomen Olympiakomitean ja suomalaisen urheiluyhteisön yhteinen urheilu- ja liikuntapalvelu. Henkilö luo itselleen oman asiointitilin eli Sporttitilin Suomisport-palveluun. Sporttitilillä henkilöt asioivat palvelussa sekä hallinnoivat My Data -periaatteen mukaisesti itse omia tietojaan.
Sporttitiliä käyttämällä rekisteröity voi hankkia palvelussa tarjolla olevia erilaisia liikunta- ja
urheilupalveluja kuten kilpailulisenssejä, vakuutuksia, seurojen tuotteita ja palveluja sekä ilmoittautua erilaisiin tapahtumiin. Sporttitilin avulla henkilö voi hallinnoida omaa ja
huollettaviensa sporttiarkea verkkopalvelussa ja mobiilisovelluksessa.
Suomisportin Sporttitilille kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite. Jos rekisteröityjä hoitaa
asioita huollettavansa puolesta Suomisport-palvelussa, kerää Suomisport-palvelu huollettavan vastaavat tiedot.
Tapahtumailmoittautumisten yhteydessä saatetaan lisäksi kerätä seuraavia henkilötietoja: henkilön itse ilmoittamat allergia- ja sairaustiedot, tunnistettava kuva henkilöstä ja kilpailijoiden osalta kilpailutulokset.
Henkilötunnus toimii tiliä luodessa ainoastaan henkilön yksilöinnin välineenä, minkä pohjalta jokainen saa itselleen henkilökohtaisen Sportti-ID:n ja Sporttitilin. Henkilötunnuksen kerääminen yksilöintiä varten on palvelussa tarpeellista ja lainmukaista.
Sporttitilin luonnin yhteydessä kysyttävää henkilötunnusta ei välitetä tai käsitellä Suomisport-palvelussa. Suomisport-palvelun henkilötietojen käsittelijät eivät näe, eivätkä käsittele rekisteröityjen henkilötunnuksia. Henkilötunnus näkyy tarvittaessa vain Suomisport-palvelun pääkäyttäjälle virhetilanteiden korjaamista varten.
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella. Näissä tilanteissa käsittelyperusteena voi olla seuran oikeutettu etu, kuten jäsenyyden hallinnointi, tapahtumien järjestäminen, sisäinen viestintä ja toiminnan kehittäminen. Oikeutettu etu perustuu seuran tehtävään tarjota urheilutoimintaa jäsenilleen, ja tietojen käsittely on näissä tapauksissa rekisteröidyn kannalta ennakoitavissa, asianmukaista ja rajoittuu vain välttämättömään tietoon.
Rekisterin käyttötarkoitus on seuran jäsenrekisterin ylläpito, toiminnassa mukana olevien henkilöiden tietojen ajantasainen hallinta ja ylläpito sekä seuran toiminnan järjestäminen ja kehittäminen, tiedottaminen, viestintä sekä markkinointi.
Seura käyttää Suomisportin seurapalvelua seuraavalla tavalla:
Hallinnon työkalut: Henkilötietoja käsitellään jäsenrekisterin ylläpitoon, laskutukseen, tapahtumien hallintaan, lisenssien hankkimiseen, toimintojen raportointiin ja viranomaisvelvoitteiden täyttämiseen. Näin varmistetaan jäsensuhteen hoito ja seuran toiminnan sujuvuus.
Ryhmätoimintojen työkalut: Seura hallinnoi ryhmätoimintaa, kuten valmennus-, harrastus- ja kilpailuryhmiä Suomisportin ryhmätyökaluilla. Henkilötietoja käytetään ryhmien hallintaan, osallistujatietojen hallintaan sekä toiminnan sisäiseen viestintään.
Seura on linjannut seuraavasti osallistujien nimien näkyvyydestä ryhmissä:
o Osallistujien nimet voidaan julkaista muille saman ryhmän jäsenille ja vastuuhenkilöille (esim. valmentajat ja ohjaajat), jotta toiminta voidaan suunnitella ja toteuttaa sujuvasti.
Tiedottaminen ja viestintä: Jäsenille ja muille rekisteröidyille voidaan lähettää viestejä seuran toimintaan liittyvistä asioista kuten tapahtumista, harjoitusmuutoksista tai uutiskirjeistä käyttäen Suomisportin viestintätyökaluja. Seura voi myös viestiä yhteistyökumppaniensa toimintaan liittyvistä asioista, kuten tarjouksista ja eduista seuran jäsenille. Seura käyttää viestintään Suomisportin viestintätyökalua, sähköpostia, tekstiviestejä, kirjepostia ja tarvittaessa muita sähköisiä kanavia, kuten suljettuja WhatsApp-ryhmiä. Viestintä koskee seuran toimintaa, tapahtumia, aikatauluja ja muuta ajankohtaista tiedotettavaa.
Tietojen käyttö kehittämistarkoitukseen: Seura voi käyttää jäseniltä kerättyjä tietoja ja palautetta palvelujensa ja toiminnan kehittämiseen. Käsittely tehdään mahdollisuuksien mukaan anonyymisti tai pseudonymisoidusti.
Valokuvien ja videoiden käyttö: Seura voi käyttää valokuvia ja videoita tapahtumistaan verkkosivuillaan ja sosiaalisen median kanavissaan. Kuvien julkaisu perustuu ensisijaisesti rekisteröidyn tai huoltajan suostumukseen, joka kysytään ilmoittautumisen yhteydessä tai erillisellä lomakkeella.
Henkilötietojen käsittely perusta: Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti rekisteröidyn ja seuran väliseen sopimussuhteeseen (esimerkiksi jäsenyys tai osallistuminen tapahtumiin). Lisäksi käsittelyä voidaan perustaa seuran lakisääteisiin velvoitteisiin, rekisteröidyn suostumukseen tai seuran oikeutettuun etuun.
o Sopimus ja seuran oikeutettu etu (henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, kilpailutulokset)
o Rekisteröidyn suostumus (valo- ja video kuvaaminen)
o Lakisääteinen velvoite (esim. nimi, kotipaikka)
o Rekisteröidyn elintärkeä etu (terveystiedot)
Alaikäisten henkilötiedot: Alaikäisten henkilötietojen käsittelyssä seura noudattaa erityistä huolellisuutta. Huoltajien suostumus pyydetään aina tarvittaessa (esim. valokuvat, terveystiedot). Alaikäisten tiedot käsitellään vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä toiminnan järjestämiseksi.
Sporttitilin henkilötietojen käsittely tapahtuu niiden palveluntarjoajien henkilötietojen käsittelijöiden toimesta, joille on myönnetty järjestelmän käyttöoikeus. Henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle asioinnin yhteydessä ilmoitettuun lainmukaiseen käyttötarkoitukseen. Jokainen henkilötietojen käsittelijä on sitoutettu käyttöehdoin Suomisportin käyttöön ja tietosuojaan.
Suomisport-palvelun pääkäyttäjä käsittelee henkilötietoja tarvittaessa rekisterin ylläpitoon sekä virhetilanteiden korjaamiseen liittyvissä asioissa. Suomisport-palvelu voi käyttää rekisteröityjän henkilötietoja informoidakseen rekisteröityneitä itse Suomisportissa tarjolla
olevista liikunnallista elintapaa edistävistä asioista, tavaroista tai palveluista.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen seuran toiminnan, tapahtumien tai jäsenyyden hallinnoimiseksi sekä mahdollisten oikeudellisten vaatimusten vuoksi. Tietojen säilytysaika määräytyy kunkin palvelun osalta erikseen. Tietojen poistamisesta on kerrottu kohdassa 9.
Sporttitilin henkilötietoja ja Suomisport-palvelun asiointitietoja voidaan käyttää anonymisoituna tilastotietona tutkimus- ja viranomaistarkoituksiin.
Asioidessaan Suomisport-palvelussa rekisteröityjän henkilötietoja välittyy tai niitä käytetään esimerkiksi vakuutusta hankittaessa tai tietojen siirtyessä palvelutarjoajien kilpailujärjestelmiin. Jokaisen tiedon siirtyminen kerrotaan rekisteröityjälle kyseisen palvelun kohdalla erikseen.
Rekisteröityjälle informoidaan siten palvelukohtaisesti henkilötietojen käytöstä ja käsittelystä. Jos tietojen käytön peruste ei suoraan tule lainmukaisista oikeusperusteista, kysytään rekisteröityjältä erikseen suostumus tietojen käyttöön, kyseisen palvelun käyttötarkoituksen mukaisesti.
HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA SIIRROT
Mahdolliset ruoka-aineisiin liittyvät allergiatiedot luovutetaan ruokailun järjestäjälle leiri- ja tapahtumatoiminnassa (tietoja ei pääosin yhdistetä henkilön nimeen).
Rekisteriin tallennettuja rekisteröityjä koskevia henkilötietoja voidaan luovuttaa ja syöttää suoraan Suomen Palloliiton Pelipaikka -rekisteriin. Viennin tarkoituksena on urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (Pelipassi) rekisteröinti ja hallinnointi Pelipaikka-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Palloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voi lukea osoitteesta https://www.palloliitto.fi/tietosuoja/
Kuvia ja videoita voidaan luovuttaa seuran yhteistyökumppaneille.
Seuran jäsenet, vapaaehtoistoimijat ja muut seuran toiminnassa mukana olevat on vakuutettu erilaisilla vakuutuksilla. Vahinkotapauksessa ilmoitamme tarvittavat tiedot vakuutusyhtiölle.
Kilpailijoiden henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille (kilpailunjärjestäjä, leiritoiminnan järjestäjä, lento- tai laivayhtiö, hotelli tai muut kilpailutoiminnan kannalta olennaiset tahot).
Tietoja ei luovuteta EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, paitsi mikäli se on välttämätöntä kansainväliseen kilpailu- tai leiritoimintaan osallistumisen vuoksi. Tällöin varmistetaan, että siirto tapahtuu sovellettavan tietosuojalainsäädännön (esim. GDPR 45–49 artiklat) edellyttämien suojatoimien mukaisesti.
Tietoja voidaan luovuttaa tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
Olympiakomitealla on teknisen toimittajan Vincit Oy:n kanssa toimitussopimus, jossa noudatetaan seuraavien sopimusten mukaisia tietoturvan ja tietosuojan sekä henkilötietojen käsittelyn ehtoja IT2015 YSE-yleiset sopimusetoja (kohta 8) ja sopimus IT2015 ETP-erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista (kohdat 13 ja 14) sekä IT2018 EHK – yleisehtoja. Vincit täyttää ISO-9001 standardin.
Maksupalvelujen tarjoajan, Svea Payments Oy:n kanssa noudatetaan palvelun yleisten sopimusehtojen (verkkokauppias), kohdassa 10 Toiminnallisuus ja tietoturva, ehtoja sekä sopimuksen liitteen ehtoja.
Kaikki palvelun tarjoajat eli muut rekisterinpitäjät ja käsittelijät sitoutetaan sopimuksin Suomisportin tietosuojaperiaatteisiin.
Seura ja sen valtuuttamat henkilöt käsittelevät tietoja luottamuksellisesti ja käyttävät tietojärjestelmiä, joissa on käyttöoikeuksien hallinta sekä asianmukaiset tietoturvatoimenpiteet. Manuaalisia aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa.
Palveluun rekisteröitynyt käyttäjä näkee itse omat tietonsa omalta Sporttitililtä ja voi hallinnoida ja ylläpitää niitä. Suomisport-palvelun pääkäyttäjä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä.
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
● saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
● saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat seuran käsittelemät henkilötiedot
● vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
● peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
● vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on seuran oikeutettu etu
● saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, seura käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
● vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tässä rekisteriselosteessa mainitulle yhteyshenkilölle. Seura voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Seura voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka
sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai
työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty
soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.
Suomisportin palveluntarjoajilla (lajiliitto, seura) on oikeus rekisteröidyn henkilötietojen käyttöön kyseisen palvelun voimassaolon ajan. Voimassaoloaika on palvelun toimintakausi lisättynä 13 kuukauden siirtymäajalla. Tämän jälkeen palvelulla ei ole yhteyttä henkilön Sporttitiliin.
Rekisteröityjän henkilötiedot jäävät Suomisport-palveluun henkilön omalle Sporttitilille. Järjestelmä poistaa automaattisesti sellaisten Sporttitilien henkilötiedot, joissa ei ole ollut toimintaa viiteen vuoteen. Rekisteröityjä voi pyytää Sporttitilin poistoa siirtymäaikojen päätyttyä osoitteesta: suomisport@olympiakomitea.fi.
Tämä rekisteriseloste on viimeksi päivitetty 30.5.2025.